Alles wat je als zzp’er en kleine ondernemer wilt weten over boekhouden

Boekhouden hoort bij ondernemen. Dat niet alle ondernemers graag boekhouden is ons bekend. Daarom in dit blog een compacte inleiding over wat boekhouden nu precies is en wat je moet doen om een boekhouding bij te houden, met als belangrijke vraag: Wat ga je zelf doen en wat moet je uitbesteden?

Boekhouden voor dummy’s (en kleine ondernemers)

We beginnen met de definitie: De definitie van boekhouden is:

“Het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon of een bedrijf”.

In de praktijk is dat dus het bijhouden van een financiële administratie. Toch komt er voor de meeste ondernemers veel meer bij kijken dan het bijhouden van cijfers alleen. Denk aan het maken en verwerken van offertes, het sturen en verwerken van facturen en het regelen van belastingaangiftes zoals de inkomstenbelasting (IB) en omzetbelasting btw). In dit blog delen we de belangrijkste elementen van de boekhouding met je.

Facturen

Alle facturen van en aan jouw onderneming komen terug in de boekhouding. Ze vormen de basis van jouw financiële administratie. Kort gezegd betekent dit dat je alles wat eruit of erin gaat goed moet bijhouden en moet kunnen verantwoorden.

Uitgaande facturen
Als jij met je bedrijf goederen verkoopt of diensten verleent dan stuur je ‘facturen’ (rekeningen) aan je klanten. Dit noemen we ‘uitgaande facturen’. Op een zakelijke factuur staan een aantal verplichte gegevens, zoals bedrag, een omschrijving van de goederen en diensten en de Belasting Toegevoegde Waarde (btw). Daarnaast zijn er nog aantal verplichte zaken die je van de Belastingdienst moet vermelden op een factuur. 

In principe maak en verstuur jij deze facturen zelf, ook als de boekhouding door een administratiekantoor laat verwerken. Uiteraard kan je het factureren ook bij De Vlieger Administraties uitbesteden.

Inkomende facturen
Een ondernemer koopt ook materialen in, huurt een ruimte of volgt een opleiding. Voor deze kosten ontvangt u ‘inkomende facturen’. Deze kosten moet je altijd bijhouden. Dat betekent dat je van al je zakelijke uitgaven bonnen of facturen nodig hebt met een btw-specificatie.

Uitgaande en inkomende facturen moeten worden ingeboekt. Het maakt in principe niet uit hoe je de facturen inboekt, maar het is tegenwoordig wel een stuk makkelijker geworden. Het hoeft niet meer op papier of in een spreadsheet. Veel ondernemers maken gebruik van eenvoudige en intuïtieve boekhoudprogramma’s zoals Twinfield. Een dergelijk programma zorgt ervoor dat alles eenvoudig terug te vinden is en berekent de juiste btw-tarieven en andere gegevens van jouw klanten en leveranciers. Tegenwoordig worden zelfs de meeste bonnen die je inscant automatisch ‘gelezen’ en ingevoerd. Het programma leest het bij inkomende bonnen of facturen automatisch de datum en het bedrag voor je uit.

Je kunt er ook voor kiezen dit niet zelf te doen maar uit te besteden. In dat geval lever je (foto’s van) bonnen en inkomende en uitgaande facturen aan bij jouw boekhouder en die doet dan de rest.

Eigenlijk ben je dus heel vrij in het verwerken van inkomende en uitgaande facturen, zolang je er een overzicht van hebt. Voor de Belastingdienst moet je wel periodiek (meestal per kwartaal) weten wat je resultaten zijn geweest. Deze getallen heb je nodig voor je winst- en verliesrekening en de btw-aangifte (daarover hieronder meer).

Klanten en leveranciers

In de boekhouding zijn klanten debiteuren en leveranciers crediteuren. Het staat voor nog te ontvangen of te betalen geld. Hoewel je natuurlijk altijd zou willen dat dit vlekkeloos verloopt, kan het zo zijn dat jij of je klant facturen niet direct kunnen betalen. Die bedragen vallen dan onder debiteuren/crediteuren. Debiteuren zijn klanten die geld aan jou moeten betalen, crediteuren zijn leveranciers aan wie jij nog geld moet betalen. In Twinfield krijg je een waarschuwing wanneer facturen niet betaald zijn en kan je eenvoudig herinneringen versturen. Ook zie je welke facturen jij nog moet betalen.

Wat is een resultatenrekening?

De resultatenrekening is de optelsom van alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf over een bepaalde periode. Dat zijn alle inkomende en uitgaande facturen maar ook om andere zaken, bijvoorbeeld afschrijvingen op investeringen. Uiteindelijk verwerk je dit allemaal voor het opstellen van je balans en uiteindelijk voor een jaarrekening.

Wat is een balans?

De balans bestaat uit twee gedeelten die met elkaar in evenwicht zijn. Boekhouders noemen dat de activa en de passiva. De ‘balans’ is het evenwicht tussen die twee. De activa worden gevormd door de bezittingen en de passiva bestaan uit het eigen vermogen en vermogen zoals geleend geld en openstaande facturen. De activa staat aan de linkerzijde (debetkant) en de passiva aan de rechterzijde (creditkant). Beide tellen op tot hetzelfde bedrag. Het eigen vermogen is een optel- en aftreksom van alle bezittingen en schulden. Als je Twinfield gebruikt is het een kwestie van goed invoeren. De juiste balansbedragen worden dan automatisch doorgevoerd. Het eigen vermogen staat altijd aan de passivakant want anders kan de balans niet gelijk zijn aan beide kanten.

Wat is de jaarrekening?

Een jaarrekening is het eindoverzicht van de financiële situatie van je bedrijf van een bepaald boekjaar. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Als je alles zorgvuldig hebt geboekt rolt de  jaarrekening er redelijk snel uit. Uiteraard moet e.e.a. nog wel goed gecontroleerd worden. Besteed je het uit? Dan doen wij dit voor je.

De belastingaangifte

Als je je boekhouding goed bijhoudt doe je eenvoudig jouw belastingaangifte. Belastingaangifte doen is namelijk een belangrijke taak voor de boekhouding. De meeste ondernemers krijgen te maken met De btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting.

 De afkorting btw staat voor ‘Belasting over Toegevoegde Waarde’. Dit is een belasting die alleen ondernemers betalen over hun gemaakte omzet. De meeste ondernemers doen de btw-aangifte per kwartaal, dus vier keer per jaar. 

Drie verschillende btw-tarieven

De btw kent verschillende tarieven. Het algemene tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9%. Doet u zaken met het buitenland, dan kan het tarief van 0% van toepassing zijn.

• 21% btw: het algemene btw-tarief van 21% geldt voor alle producten en diensten die niet zijn vrijgesteld, en die niet onder het 9%-tarief of het 0%-tarief vallen.
• 9% btw: 9% is het verlaagde btw-tarief. Het geldt onder meer voor etenswaren en sommige diensten. Meer hierover leest u op de site van de Belastingdienst.
• 0% btw: voor een aantal goederen en diensten geldt het 0%-tarief. U berekent dan geen btw, maar btw die u betaalt over uw uitgaven, kunt u wel aftrekken als voorbelasting. Het 0%-tarief kan gelden als u zakendoet met het buitenland. Btw 0% wordt ook wel btw verlegd genoemd en wordt veel gebruikt in de onderaanneming zoals bouw en schoonmaak. Ook wordt btw verlegd gebruikt voor groothandel in elektronische apparaten zoals telefoons.
• Vrijgesteld: een aantal goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. U berekent hierover geen btw. Btw die u over deze goederen of diensten betaalt, kunt u niet aftrekken als voorbelasting.

Een btw-aangifte doe je op basis van je inkomende en uitgaande facturen. Je kijkt dan naar wat je betaald hebt aan btw (de voorbelasting) en wat je hebt geïnd aan btw. Met moderne boekhoudpakketten en een beetje hulp kan je de btw-aangifte zelf doen of er voor kiezen om dit uit handen geven.

De btw-aangifte en boekhouding doen veel ondernemers zelf maar de aangifte inkomstenbelasting (eenmanszaken) is wat ingewikkelder. Veel ondernemers maken gebruik van een boekhouder om dit voor hen te verzorgen. Hij kan je wijzen op vrijstellingen waardoor je minder belasting gaat betalen. Er zijn voor eenmanszaken ook een aantal aftrekposten zoals de startersaftrek (alleen voor startende ondernemers), zelfstandigenaftrek en aftrekposten die samenhangen met investeringen in jouw onderneming.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Om een boekhouding te voeren moet je tijd reserveren. Hoeveel tijd je nodig hebt hangt af van jouw type bedrijf en de manier waarop je dat bedrijf voert. We kunnen dus niet voorspellen hoeveel tijd jouw boekhouding jou gaat kosten. Het is een kwestie van ervaren. Sommige ondernemers vinden het vaak lastig om geld uit te geven en willen zoveel mogelijk zelf doen om kosten te besparen. Weer andere ondernemers willen zich het liefst alleen bezig houden met waar ze goed in zijn en besteden de boekhouding helemaal uit. Tegenwoordig kiezen veel ondernemers voor iets daar tussenin.  Lees hier wanneer je jouw boekhouding zelf kan doen en wanneer het verstandig is om uit te besteden.

Wil je weten wat De Vlieger voor jou kan betekenen? Plan dan hieronder een gratis adviesgesprek.