Wat moet een zzp’er weten over administratie?

Wanneer je begint met ondernemen is er een hoop dat je moet leren en waar je rekening mee moet houden. Gelukkig helpen wij je met jouw boekhouding goed in te richten. Een administratie opzetten is als zzp’er verplicht en in alle opzichten een goed idee, ook voor je eigen gemoedsrust en persoonlijke overzicht. Je houdt zo zelf de controle over je bedrijf en kunt snel en gericht acties ondernemen als dit nodig is. Een administratie opzetten en bijhouden is niet alleen een verplichting, het is ook iets dat iedere ondernemer zou moeten willen. Maar first things first: want wat ís een administratie eigenlijk precies?

Wat houdt de ZZP administratie in?

In feite verzamel en structureer je in je administratie al je bedrijfsgegevens. Alleen, het gaat hierbij niet alleen puur om de droge cijfers, maar om alle afspraken, verantwoordingen, bewijsmateriaal, transacties, communicatie… Eigenlijk alle wezenlijke taken die nodig zijn (geweest) bij het draaiende houden van je onderneming. Kortom: een administratie is meer dan alleen een boekhouding.

Enkele concrete onderdelen die je moet bewaren en vastleggen voor je administratie zijn:

•   inkomende en uitgaande facturen
•   offertes
•   urenregistratie
•   rittenregistratie
•   bonnetjes
•   bankafschriften
•   afspraken, contracten en agenda’s
•   e-mailwisselingen en andere correspondentie

Een zakelijke rekening, en dan?

Als je begint als zzp’er – of eigenlijk voordat je begint – is het slim om een zakelijke rekening te openen. Hoe klein of groot je onderneming ook is, het is altijd slim om privé en zakelijke transacties goed van elkaar te scheiden. Met een zakelijke rekening zie je alleen het saldo en de bij- en afschrijvingen die betrekking hebben op jouw bedrijfsvoering.

Misschien doe je alvast wat eerste aankopen voordat je goed en wel begint, zoals een computer, een bureau, een ergonomische bureaustoel of werkkleding. Zorg ervoor dat je meteen alle bonnetjes hiervan goed bewaart. De kosten hiervoor kun je namelijk aftrekken van je inkomstenbelasting aangifte en van sommige kosten mag je de betaalde btw in mindering brengen op jouw btw-aangifte. Je hebt hiervoor dan wel de aankoopbewijzen nodig. Bewaar deze dus goed!

Daarnaast moet je uiteraard al je jaarcijfers en documenten bewaren en ordenen.

Hoe houd je een administratie bij als zzp’er of eenmanszaak?

Weten wat je allemaal moet bewaren en bij moet houden is één ding, alles overzichtelijk ordenen is een tweede. Veel boekhouders adviseren om hiervoor verschillende mappen (of ordners) te gebruiken. Als jij alle – of de meeste – gegevens in je bedrijf op een digitale manier ontvangt, verstuurt en verwerkt, kun je hiervoor natuurlijk ook digitale mappen op je computer voor gebruiken. Wij adviseren je om dat zoveel mogelijk digitaal te doen, bij voorkeur in een Cloudoplossing (Google Drive of Microsoft Office 365). Daardoor kunnen wij de mappen eenvoudig met elkaar delen. Als je jouw de bestanden van jouw boekhouding op jouw PC opslaat, let erop dat je een regelmatige backup in de cloud maakt van jouw bestanden. PC-s gaan wel eens kapot en je wilt dan wel dat alle data bewaard is. 

Om te beginnen heb je vijf mappen nodig voor je boekhouding. Het is aan te raden om hierbij in ieder geval de volgende onderdelen te scheiden:

• Inkoopfacturen: hier verzamel je alle inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of andere ondernemer die diensten voor jou heeft verricht.
• Verkoopfacturen: dit betreft alle uitgaande facturen, oftewel de verkoopfacturen die je naar klanten stuurt.
• Bonnetjes: in deze map bewaar je alle (kassa)bonnetjes en bankafschriften.
• Belasting/fiscale info: alles wat je van de Belastingdienst ontvangt en verstuurt met betrekking tot jouw onderneming bewaar je in deze map, met name de aangiftes voor btw en inkomstenbelasting.
• Documenten: naast de puur financiële data, zijn er ook belangrijke documenten zoals offertes en contracten voor of van jouw klanten, opdrachtgevers en (toe)leveranciers. Deze en vergelijkbare juridische documenten bewaar je ook in een aparte map.

Administratie: meer dan alleen je boekhouding

Zoals gezegd omvat  een administratie nog iets meer dan alleen boekhoudkundige informatie. Daarom is het ook handig om mappen of plekken te reserveren voor het volgende:

Urenregistratie

Het bijhouden van de urenregistratie is erg belangrijk. Niet alleen om te weten hoe hoog de facturen moeten zijn die je naar je klanten stuurt, maar ook om aan te kunnen tonen (aan de Belastingdienst) hoeveel uur je aan je onderneming hebt besteed. Naast je declarabele uren, gaat er natuurlijk ook veel tijd zitten in het draaiende houden van je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan tijd die je besteedt aan acquisitie, research, je website, cursussen en zakelijke telefoontjes.

Als je dit alles goed bijhoudt en bewijzen hiervan kunt overleggen, kun je aanspraak maken op zelfstandigen- en startersaftrek. Hiervoor moet je 1225 uur per jaar aan je onderneming besteden, wat neerkomt op zo’n 25 uur per week. Vergelijk hier urenregistratiesoftware.

Rittenregistratie

Om te kunnen aantonen dat je in een jaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, is het van belang dat je al jouw (auto)ritten registreert. Tevens kun je met een rittenregistratie jouw zakelijke kilometers in kaart brengen om tot een correcte kilometervergoeding te komen. Hier vindt je een aantal apps die je kan gebruiken voor je rittenregistratie.

Relatiebeheer

In een gemiddelde onderneming gaan heel wat mailtjes en brieven over en weer tussen jou en je klanten, prospects, leveranciers, financiële instellingen en andere betrokkenen. Het is handig om al deze correspondentie te bewaren.

Enerzijds om je gewerkte uren te verantwoorden maar anderzijds natuurlijk ook om hiernaar terug te kunnen verwijzen in het geval van onzekerheden in je communicatie met deze partijen. Dit kun je bijvoorbeeld doen in een CRM pakket. Door alles duidelijk en zwart-op-wit te bewaren, kun je altijd alles snel aantonen.

Automatiseer je ZZP administratie met software

Ja, je kunt handmatig een hoop doen door bijvoorbeeld het opzetten van de administratie in Word of Excel. Maar het is wel zo prettig en efficiënt om in ieder geval de meest belangrijke administratieve taken te automatiseren met behulp van bedrijfssoftware. Facturatie software, urenregistratie software en zelfs rittenregistratie software kunnen je een hoop tijd besparen. Administratiesoftware waar veel andere software al in geïntegreerd zit, is nog handiger als je alle taken zo efficiënt mogelijk wilt (laten) uitvoeren.  

Wat dacht je van bonnen die je simpel kunt fotograferen of scannen, facturen en betalingsherinneringen automatisch versturen, je balans automatisch bijhouden, klantgegevens op één plek opslaan, koppelingen met banken en de belastingdienst waardoor aangiftes sneller verlopen… er zijn heel veel programma’s op de markt die het leven van een ondernemer makkelijker maken. Omdat er zoveel zijn hebben we een vergelijking gemaakt tussen diverse programma’s.